מדיניות פרטיות
« סדר לי » היא מערכת לניהול תיקי לקוחות למשרדי עורכי דין, המחוברת לחשבון הוואטסאפ העסקי של המשרד (להלן: «המערכת» או «השירות»). המערכת מופעלת על ידי ידע קוד (YedaCode), שותפות רשומה בישראל (להלן: «אנחנו»). מסמך זה מסביר איזה מידע נאסף, לשם מה, היכן הוא נשמר, מי ניגש אליו ואילו זכויות עומדות לכם. הוא נכתב בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, ולתקנותיו, לרבות תיקון 13 שנכנס לתוקף באוגוסט 2025.
1. מי אחראי על המידע
המערכת מיועדת לעסקים. המשרד שפותח חשבון הוא בעל מאגר המידע (ה«בעלים» לפי החוק) של המידע על לקוחותיו, ואנחנו מחזיקים ומעבדים את המידע עבורו לפי הוראותיו ולפי מסמך זה. לקוח של משרד המבקש לדעת איזה מידע נשמר עליו, או לתקן או למחוק אותו, יפנה תחילה למשרד; אנחנו נסייע למשרד לממש את הבקשה.
2. איזה מידע נאסף
- משתמשי המשרד : שם, אימייל, מספר טלפון, סיסמה (נשמרת כגיבוב בלבד), מפתחות כניסה ביומטריים (passkeys, המפתח הפרטי נשאר במכשיר), פרטי החיבור (כתובת IP, סוג דפדפן, מועדי כניסה).
- לקוחות המשרד : הפרטים שהמשרד מזין בכרטיס הלקוח ובתיק — שם, טלפון, מספר זהות, כתובת, אימייל, הערות, פרטי ההליך (צד שכנגד, בית משפט, מועדי דיונים).
- תכתובת וואטסאפ : הודעות, תמונות, מסמכים והקלטות שהוחלפו בין המשרד ללקוחותיו דרך מספר הוואטסאפ העסקי של המשרד, המתקבלים מ-Meta באמצעות פלטפורמת WhatsApp Business. נשמרות רק שיחות של מספרים שהמשרד פתח להם כרטיס לקוח; שיחות של מספרים אחרים אינן נשמרות. בייבוא מקובץ «ייצוא שיחה» נשמר רק מה שהמשרד העלה.
- מסמכים : קבצים שהועלו או שהתקבלו, והמידע שהמערכת מפיקה מהם אוטומטית (סוג המסמך, שם מסודר, שדות כמו מספר זהות, תאריך או סכום).
- חתימות : ציור החתימה, מועד החתימה, כתובת IP, סוג הדפדפן, טביעת אצבע דיגיטלית (SHA-256) של המסמך לפני ואחרי החתימה, ואישור ההסכמה שסומן.
3. למה משתמשים במידע
- כדי לספק את השירות: לסדר את ההודעות והמסמכים בתיק הנכון, להציג את השיחה, לאפשר חתימה על מסמכים.
- כדי לסווג מסמכים אוטומטית ולחלץ מהם נתונים, לנוחות המשרד.
- כדי לאבטח את החשבון, לאתר תקלות ולשלוח התראות על אירועים בתיק (למשל: פריט התקבל, מסמך נחתם).
- כדי לעמוד בחובות חוקיות.
איננו מוכרים מידע, איננו מציגים פרסומות ואיננו משתמשים במידע של המשרדים ולקוחותיהם לשום מטרה אחרת.
4. היכן המידע נשמר ומי ניגש אליו
- מסד הנתונים (Neon, Postgres) והקבצים (Cloudflare R2) נשמרים במרכזי נתונים בפרנקפורט, גרמניה, מוצפנים בזמן האחסון ובזמן ההעברה.
- האפליקציה מופעלת על Vercel, באזור פרנקפורט.
- WhatsApp / Meta : ההודעות והקבצים מגיעים דרך WhatsApp Business Platform של Meta Platforms, בהתאם ל-תנאי WhatsApp Business ול-מדיניות הפרטיות של Meta.
- סיווג מסמכים : תוכן המסמך נשלח למודל בינה מלאכותית (Anthropic Claude דרך OpenRouter) לצורך סיווג וחילוץ שדות בלבד, בהתאם לתנאי ה-API של הספקים, שאינם מתירים שימוש במידע לאימון מודלים.
לעובדינו ולספקינו יש גישה למידע רק במידה הנדרשת להפעלת השירות, תחת חובת סודיות. איננו מעבירים מידע לצדדים שלישיים אחרים, אלא אם הדבר נדרש על פי דין.
5. כמה זמן המידע נשמר
המידע נשמר כל עוד חשבון המשרד פעיל. עם סגירת החשבון, או לפי בקשת המשרד, המידע נמחק בתוך 30 יום; עותקי גיבוי נמחקים בתוך 30 יום נוספים. מידע שחובה לשמור על פי דין (למשל תיעוד חתימה) נשמר למשך התקופה הנדרשת בלבד. לפרטים ראו את עמוד מחיקת הנתונים.
6. הזכויות שלכם
משתמש או לקוח של משרד רשאי לבקש לעיין במידע שנשמר עליו, לתקנו או למחקו, בהתאם לחוק. בקשות יש להפנות למשרד המטפל, או אלינו בכתובת dan.c@yedacode.com. נענה בתוך 30 יום.
7. אבטחת מידע
הצפנה בהעברה (TLS) ובאחסון, הפרדה מלאה בין משרדים, כניסה באמצעות passkeys או סיסמה מגובבת, תיעוד גישה, גיבויים, ועדכוני אבטחה שוטפים. במקרה של אירוע אבטחה חמור נודיע למשרדים הנוגעים בדבר ולרשות להגנת הפרטיות כנדרש בחוק.
8. עוגיות
המערכת משתמשת בעוגיית התחברות הכרחית אחת בלבד, לצורך שמירת ההתחברות שלכם. אין עוגיות פרסום ואין כלי מעקב של צדדים שלישיים.
9. קטינים
השירות מיועד למשרדי עורכי דין ואינו מיועד לשימוש של מי שטרם מלאו לו 18.
10. שינויים
נעדכן מסמך זה מעת לעת. שינוי מהותי יפורסם במערכת ובדף זה, עם תאריך העדכון. המשך השימוש לאחר העדכון מהווה הסכמה לנוסח המעודכן.
11. יצירת קשר
ידע קוד (YedaCode), ישראל · dan.c@yedacode.com